Được thiết kế với logic kế toán chuẩn
Tự động liên kết dữ liệu giữa các phần
Giao diện gọn gàng, dễ nhập, dễ xem
Ghi đơn hàng theo ngày, sản phẩm, giá bán
Tự tính lãi/lỗ theo đơn (có trường nhập giá vốn)
Xuất báo cáo bán hàng theo tuần/tháng
Phiếu nhập – phiếu xuất – phiếu kiểm kê
Báo cáo tồn kho cuối kỳ, cảnh báo hàng cạn
Theo dõi từng mã hàng, lô hàng, nhà cung cấp
Ghi nhận chi phí theo loại (mua hàng, lương, thuê mặt bằng...)
Thu nhập (bán hàng, đầu tư, vay vốn)
Tự động tạo sổ quỹ, theo dõi dòng tiền mỗi ngày
Ghi sổ công nợ phải thu / phải trả
Tự động tính số dư đến hiện tại
Có bảng theo dõi lịch sử thanh toán
Nhập công (ngày công, tăng ca, nghỉ…)
Thiết lập hệ số, mức lương, phụ cấp
Tính lương hàng tháng, xuất bảng lương in được
Doanh thu – Chi phí – Lợi nhuận ròng
Báo cáo dòng tiền
Tổng hợp công nợ, hàng tồn, vốn lưu động
Đã cài sẵn form in đẹp mắt cho phiếu nhập – xuất – thu – chi – lương
Có bảo vệ công thức, chỉ cho phép nhập vào ô cần thiết
Hướng dẫn sử dụng chi tiết kèm theo
Tiết kiệm thời gian đối chiếu giữa nhiều file
Hạn chế tối đa sai sót – công thức tính toán chuẩn, kiểm soát được từng đồng
Không cần phần mềm kế toán phức tạp, bạn vẫn có báo cáo chuẩn
Giúp bạn nắm rõ sức khỏe tài chính thật sự của cửa hàng/doanh nghiệp
Có thể dùng offline hoàn toàn – không cần internet, không sợ mất dữ liệu
Shop kinh doanh nhỏ và vừa (offline hoặc online)
Doanh nghiệp mới thành lập, chưa đủ điều kiện thuê kế toán
Freelancer có nhiều dòng thu/chi và muốn quản lý chuyên nghiệp
Người không rành kế toán nhưng muốn “hiểu rõ tiền của mình đi đâu – về đâu”
✔ Có thể chỉnh sửa giao diện, bổ sung thêm chức năng nếu bạn cần
✔ Được tặng kèm file hướng dẫn + video hướng dẫn chi tiết
✔ Hỗ trợ qua email/zalo nếu bạn gặp khó khăn khi dùng
Đầu tư thông minh không phải là thuê thêm người – mà là kiểm soát chính xác dòng tiền, công nợ, chi phí từng đồng ngay từ đầu.
Đây là phần mềm mini mà ai làm chủ cũng nên có.
Đây là file quý nhất. Vì nó trả lời câu hỏi: “Bạn đang có bao nhiêu tiền thật sự trong tay?” Ghi dòng tiền vào – từ bán hàng, thu nợ
Ghi dòng tiền ra – chi phí, trả nợ, mua hàng, cá nhân
Tự động tính dòng tiền ròng (còn lại bao nhiêu sau mọi giao dịch)
Có bảng dự báo dòng tiền tháng sau dựa trên kế hoạch thu chi
Lợi ích? Biết tháng sau có nguy cơ thiếu tiền để nhập hàng, có nên trì hoãn khoản chi nào không. Quản lý tài chính không còn mơ hồ.
I. CẤU TRÚC
1. Khu vực Nhập liệu (Input & Tracking)
Sổ chi tiết:
Các cột cơ bản: Ngày, Mô tả giao dịch, Tài khoản (Tiền mặt/Ngân hàng), Danh mục Thu/Chi.
Phân loại Rõ ràng: Sử dụng các cột riêng biệt cho Thu và Chi để dễ dàng tính toán.
Danh mục các khoản Thu/Chi cố định
Theo dõi Nợ phải Thu/Phải Trả:
Thêm cột dự kiến thu/chi và ngày thực tế thu/chi để theo dõi các giao dịch chưa hoàn thành.
2. Khu vực Báo cáo (Reporting)
Bảng Tổng hợp Dòng tiền:
Tổng hợp Thu và Chi theo từng tháng, quý.
Hiển thị rõ ràng: Tổng Thu, Tổng Chi, Dòng tiền Thuần của từng kỳ
Báo cáo Phân tích Danh mục:
Nhóm chi phí theo từng danh mục (ví dụ: Marketing chiếm bao nhiêu % Tổng Chi), giúp người dùng dễ dàng phân tích.
Dự báo Ngắn hạn (Forecasting):
Tạo bảng dự kiến Thu/Chi trong 3-6 tháng tới để đánh giá khả năng thanh khoản trong tương lai.
3. Khu vực Trực quan hóa (Visualization)
Biểu đồ Xu hướng Dòng tiền Thuần qua các tháng.
Biểu đồ Cấu trúc Chi phí phân tích tỷ lệ phần trăm của các danh mục chi phí lớn nhất.
II. LỢI ÍCH KHI SỬ DỤNG FILE EXCEL QUẢN LÝ DÒNG TIỀN
Việc sử dụng một file Excel được thiết kế tốt mang lại nhiều lợi ích thiết thực, giúp người dùng nắm quyền kiểm soát tài chính.
1. Nắm bắt Sức khỏe Tài chính Hiện tại (Clarity)
Biết được "Tiền đang ở đâu": Hiểu rõ số dư tiền mặt/ngân hàng thực tế và số tiền đang được sử dụng vào mục đích gì.
Xác định Vấn đề Lỗ hổng: Dễ dàng nhận ra các khoản chi phí không cần thiết hoặc các khoản thu bị chậm trễ.
2. Ra quyết định Tốt hơn (Informed Decision Making)
Đánh giá Thanh khoản: Biết được khi nào dòng tiền sẽ bị thiếu hụt hoặc dư thừa, giúp lên kế hoạch đầu tư hoặc tìm kiếm nguồn vốn bổ sung kịp thời.
Phân tích Chi phí: Cho phép bạn trả lời câu hỏi: "Khoản mục nào đang tốn nhiều tiền nhất?" để đưa ra quyết định cắt giảm hoặc tối ưu hóa chi tiêu.
3. Chủ động trong Tương lai (Forecasting & Planning)
Dự báo Rủi ro: Dự đoán trước các giai đoạn căng thẳng về tài chính (ví dụ: các tháng có chi phí lớn cố định) để có biện pháp chuẩn bị.
Lập ngân sách Hiệu quả: Dùng dữ liệu lịch sử từ file để thiết lập ngân sách thực tế và khả thi cho các kỳ tiếp theo, thay vì chỉ ước đoán.
Có lúc sản phẩm hot, khách hỏi mà tôi không còn hàng. Mất 5 khách chỉ vì không kiểm soát kho. File này làm cực dễ:
Nhập – xuất – tồn tự động
Báo cáo tồn kho từng mã hàng
Có cảnh báo khi số lượng xuống thấp (tùy chỉnh được mức cảnh báo)
Sau khi dùng file, tôi không còn bị động khi nhập hàng nữa. Tôi chủ động xử lý đơn nhanh hơn, không mất khách.
I. CẤU TRÚC
Một file quản lý kho tốt cần có 3 khu vực dữ liệu chính (Danh mục, Giao dịch và Báo cáo) để đảm bảo tính chính xác và tự động hóa.
1. Khu vực Danh mục và Thiết lập (Master Data)
Danh mục Vật tư/Sản phẩm:
Chứa các thông tin cố định (Mã sản phẩm, Tên sản phẩm, Đơn vị tính, Vị trí lưu kho).
Đảm bảo tính nhất quán (không có hai tên gọi cho một mặt hàng).
Phân loại Kho:
Nếu có nhiều kho (Kho Chính, Kho Chi nhánh), cần có list danh sách để theo dõi tồn kho theo từng địa điểm.
2. Khu vực Giao dịch (Transaction Tracking)
Phiếu Nhập Kho:
Ngày Nhập, Số Phiếu Nhập, Mã Sản phẩm, Số Lượng Nhập, Đơn giá Nhập, Ghi chú/Nhà cung cấp.
Tên sản phẩm, Đơn vị tính tự động tham chiếu từ Sheet Danh mục.
Phiếu Xuất Kho:
Ngày Xuất, Số Phiếu Xuất, Mã Sản phẩm, Số Lượng Xuất, Đơn giá Xuất, Ghi chú/Khách hàng.
3. Khu vực Báo cáo Tự động (Reporting & Analysis)
Đây là nơi tập hợp tất cả dữ liệu để tạo ra kết quả cốt lõi:
Bảng Tổng hợp Xuất - Nhập - Tồn
Cảnh báo Tồn kho Tối thiểu/Tối đa
Báo cáo Thẻ Kho (Chi tiết): trích xuất nhanh chóng lịch sử nhập/xuất của một mã sản phẩm cụ thể.
II. LỢI ÍCH KHI SỬ DỤNG FILE QUẢN LÝ KHO
Sử dụng một file Excel quản lý kho có cấu trúc tốt mang lại những lợi ích vượt trội, chuyển từ quản lý thủ công sang quản lý chủ động.
1. Kiểm soát Chính xác và Giảm Thất thoát
Loại bỏ Sai sót Thủ công: Việc sử dụng các công thức và liên kết giữa các Sheet giúp loại bỏ lỗi khi tính toán tồn kho và nhập liệu trùng lặp.
Phát hiện Chênh lệch Nhanh: Dễ dàng so sánh tồn kho theo sổ sách (trên Excel) với tồn kho thực tế, giúp phát hiện thất thoát hoặc sai sót trong quá trình nhập/xuất kịp thời.
2. Tối ưu hóa Vốn và Tăng Hiệu quả Hoạt động
Giảm Chi phí Tồn kho:
Phát hiện và giảm thiểu tình trạng Overstock (tồn kho quá mức), giải phóng vốn bị chôn trong hàng hóa không cần thiết.
Tránh Mất Doanh thu:
Các cảnh báo Min Stock (Tồn kho tối thiểu) giúp đảm bảo luôn có đủ hàng để bán, tránh tình trạng hết hàng đột ngột khi khách hàng cần, giữ vững doanh số.
3. Ra Quyết định Mua hàng Chủ động
Xác định Điểm Đặt hàng (Reorder Point): Dựa vào dữ liệu lịch sử xuất kho, bạn có thể thiết lập các ngưỡng tự động nhắc nhở khi nào cần đặt hàng, đảm bảo chu kỳ cung ứng liên tục.
Phân tích Hiệu suất Sản phẩm: Dễ dàng phân tích mặt hàng nào bán chạy (lượng xuất cao) và mặt hàng nào tồn đọng lâu, từ đó điều chỉnh chiến lược nhập hàng và khuyến mãi.
Trước tôi làm thủ công, ghi đơn vào sổ – rồi quên, rồi nhầm, rồi khách hỏi lại không nhớ. File này giúp tôi:
Nhập đơn hàng cực nhanh: ngày, sản phẩm, giá, chi phí
Tự động tính lãi theo từng đơn, từng sản phẩm
Báo cáo doanh thu & lợi nhuận theo tuần/tháng
Ghi chú khách hàng (đơn cũ, feedback, nên chăm lại…)
Lợi ích lớn nhất? Không còn mất đơn, không còn tưởng mình lãi trong khi đang lỗ.
I. CẤU TRÚC
File có khả năng kết nối giữa Giao dịch Bán hàng và Tính giá vốn để có thể tự động hóa việc tính toán lợi nhuận.
1. Khu vực Nhập liệu & Dữ liệu Gốc
Giao dịch Bán hàng:
Ngày bán, Mã đơn hàng, Mã khách hàng, Mã sản phẩm, Số lượng bán, Doanh thu thuần (sau chiết khấu)
Bảng Giá Vốn Chuẩn
Chứa thông tin cố định về Giá vốn (COGS) trên một đơn vị của mỗi mã sản phẩm.
Tách biệt giá bán và giá vốn giúp việc tính toán lợi nhuận không bị ảnh hưởng khi giá bán thay đổi.
2. Khu vực Tự động hóa Tính toán
Tự động tính Giá vốn cho giao dịch Bán hàng
Tính Lợi nhuận Gộp trên mỗi giao dịch
Tính Tỷ suất Lợi nhuận
3. Khu vực Báo cáo và Phân tích
Bảng Tổng hợp Doanh thu & Lợi nhuận theo Thời gian
Báo cáo Phân tích Sản phẩm/Khách hàng.
Biểu đồ Xu hướng Lợi nhuận:
Biểu đồ đường so sánh xu hướng Doanh thu và Lợi nhuận qua các tháng, giúp dễ dàng nhận ra các thời điểm có Doanh thu cao nhưng Lợi nhuận thấp (dấu hiệu của chiến lược giảm giá quá mức).
Dự báo:
Sử dụng dữ liệu bán hàng lịch sử để dự báo doanh số bán hàng và lợi nhuận trong tương lai.
II. LỢI ÍCH KHI SỬ DỤNG FILE QUẢN LÝ BÁN HÀNG & LỢI NHUẬN
File quản lý bán hàng hiệu quả giúp chuyển đổi từ việc chỉ theo dõi "tiền vào" sang quản lý tài chính kinh doanh một cách toàn diện.
1. Hiểu rõ Lợi nhuận Thực tế (Profit Clarity)
Phân biệt Doanh thu và Lợi nhuận: Giúp người quản lý hiểu rằng "bán được nhiều chưa chắc đã lãi nhiều". Tránh tình trạng tăng trưởng doanh số ảo mà không mang lại lợi nhuận bền vững.
Quản lý Giá: Dễ dàng kiểm tra xem Tỷ suất Lợi nhuận có đạt mục tiêu (ví dụ: 30%) hay không để điều chỉnh chiến lược định giá hoặc chiết khấu.
2. Tối ưu hóa Hiệu suất Kinh doanh (Optimization)
Phân bổ Nguồn lực Hiệu quả: Tập trung nguồn lực (Marketing, nhân sự bán hàng) vào các sản phẩm và khách hàng mang lại lợi nhuận cao nhất thay vì chỉ những người mua hàng nhiều nhất.
Kiểm soát Giá vốn (COGS): Bằng cách theo dõi giá vốn sát sao, doanh nghiệp có thể dễ dàng nhận ra khi nào cần đàm phán lại với nhà cung cấp hoặc thay đổi nguồn hàng.
3. Ra quyết định Chiến lược Chính xác
Đánh giá Chiến dịch: Đo lường chính xác hiệu quả của các chương trình khuyến mãi: Liệu việc giảm giá có tăng được tổng lợi nhuận hay không, hay chỉ làm giảm Tỷ suất Lợi nhuận Gộp?
Lập ngân sách Mua hàng: Dựa trên tốc độ bán hàng và tỷ suất lợi nhuận, đưa ra quyết định mua hàng khôn ngoan hơn, tránh tồn kho những sản phẩm có lợi nhuận thấp.
sample_report
Tôi tưởng có đơn hàng là đang “có lời”. Nhưng thực tế là: tôi đang chi lặt vặt quá nhiều mà không hề biết.
File giúp tôi ghi rõ từng khoản chi, từ tiền nhập hàng đến phí chạy quảng cáo, tiền ship, điện thoại…
Tự động phân loại, thống kê theo danh mục, ra bảng tổng hợp theo tuần/tháng
Biểu đồ cực dễ nhìn – giúp tôi thấy ngay: tiền nào đáng, tiền nào lãng phí
Lợi ích rõ ràng sau 2 tuần: Tôi cắt được 3 khoản chi không cần thiết, tiết kiệm 2 triệu mà vẫn không ảnh hưởng doanh số.